Työnantajien tulee säilyttää kaikki työhön liittyvät asiakirjat, kuten palkkauspöytäkirjat, suoritusarvostelut, kurinpitotoimenpiteet ja työnkuvat työntekijän yleisessä henkilöstötiedostossa. … Americans with Disabilities Act (ADA) kieltää työnantajia sisällyttämästä lääketieteellisiä tietoja työntekijän yleiseen henkilöstötiedostoon.
Mitä asiakirjoja tulee säilyttää työntekijän henkilöstötiedostossa?
Mitä pitää säilyttää henkilöstötiedostossa
- toimenkuvaus.
- työhakemus ja/tai CV.
- työtarjous.
- IRS-lomake W-4 (työntekijän ennakonpidätystodistus)
- kuitti tai allekirjoitettu kuitti työntekijän käsikirjasta.
- suorituskyvyn arvioinnit.
- työsuhde-etuuksiin liittyvät lomakkeet.
Mitä asiakirjoja ei pidä säilyttää henkilöstökansiossa?
Esimerkkejä kohteista, joita ei pitäisi sisällyttää henkilöstötiedostoon, ovat:
- Ennen työllistymistä koskevat tiedot (lukuun ottamatta hakemusta ja ansioluetteloa)
- Kuukausittaiset osallistumisasiakirjat.
- Whistleblower-valitukset, epävirallisista syrjintävalitustutkimuksista saadut muistiinpanot, oikeusasiamiehet tai kampusilmasto.
Mitä henkilöstötiedostossa säilytetään?
Henkilöstötiedostot sisältävät yleensä asiakirjoja, jotka työntekijä on jo tarkastanut ja siten hän on tuttusisältönsä kanssa. Tämä sisältää asiakirjat, kuten työhakemukset, suoritusarvioinnit, tunnustuskirjeet, koulutusasiakirjat ja lomakkeet, jotka liittyvät siirtoihin ja ylennyksiin.
Pitäisikö haastattelumuistiinpanot säilyttää henkilöstötiedostossa?
Työhaastattelujen aikana sinä (tai rekrytointipäällikkö) teet todennäköisesti muistiinpanoja hakijasta. … Koska nämä muistiinpanot koskevat palkkaamispäätöstäsi, ne on säilytettävä vähintään vuoden ajan tasa-arvoisen työmahdollisuuden komission määräysten mukaisesti. niitä ei kuitenkaan tarvitse säilyttää henkilöstökansiossa.
